Wat moeten ondernemers juist wel, en juist niet doen om te voldoen aan de AVG?
Privacy en gegevensbescherming worden steeds belangrijker in de huidige digitale wereld. Bedrijven van elke omvang, inclusief kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s), moeten zich bewust zijn van de wetten rond privacy en gegevensbescherming. In Europa is de General Data Protection Regulation (GDPR) de geldende wet voor de omgang van bedrijven met persoonsgegevens. De AVG is sinds mei 2018 van kracht en schrijft strenge regels voor hoe bedrijven persoonsgegevens verzamelen, opslaan, verwerken en beschermen.
De AVG heeft gevolgen voor alle MKB-bedrijven die binnen Europa actief zijn, ongeacht hun omvang of sector. Om aan de Privacy -vereisten te voldoen, moeten kmo’s hun verplichtingen begrijpen als het gaat om privacy en gegevensbescherming. Dit artikel geeft een overzicht van fabels en feiten over wat bedrijven moeten doen – of juist niet moeten doen – om te voldoen aan de AVG-regelgeving.
Fabel: Je hoeft je geen zorgen te maken over Privacy en de AVG als je een klein bedrijf bent
FEIT: Alle bedrijven die persoonsgegevens verwerken zijn onderworpen aan de eisen die in de AVG zijn vastgelegd. Dit betekent dat zelfs als u een klein bedrijf bent met slechts een paar klanten of werknemers, u ervoor moet zorgen dat uw gegevensverwerkingsactiviteiten voldoen aan de verordening. Doet u dit niet, dan kan dit leiden tot hoge boetes en andere juridische gevolgen.
FABEL: Het is duur om de GDPR na te leven.
FEIT: Hoewel er enige kosten verbonden kunnen zijn aan het waarborgen van naleving (zoals het opleiden van personeel of het aanbrengen van wijzigingen in IT-systemen), zouden deze kosten minimaal moeten zijn in vergelijking met mogelijke boetes voor niet-naleving of reputatieschade door een vertrouwensbreuk bij klanten als gevolg van ontoereikende beveiligingsmaatregelen. Bovendien bieden veel dienstverleners nu kosteneffectieve oplossingen om bedrijven te helpen aan de GDPR-eisen te voldoen, zoals geautomatiseerde tools voor het beheer van toestemmingsinstellingen of veilige cloudopslag voor gevoelige documenten.
FABEL: Je kunt verzoeken van klanten om toegang tot of verwijdering van hun persoonsgegevens negeren
FEIT: Niemand heeft onder de GDPR het recht om verzoeken van klanten met betrekking tot hun persoonsgegevens te negeren; bedrijven moeten onmiddellijk reageren als klanten om toegang tot hun eigen informatie vragen of vragen om deze helemaal uit de bedrijfsadministratie te verwijderen. Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat zij hun klanten contactgegevens verstrekken, zodat zij dergelijke verzoeken gemakkelijk rechtstreeks kunnen indienen zonder eerst extra kanalen te moeten doorlopen.
FABEL: U kunt software van derden gebruiken voor het beheer van klantgegevens zonder hen te informeren.
FEIT: Volgens de GDPR hebben klanten het recht om te weten hoe hun informatie door derden wordt gebruikt; dit geldt ook voor software van derden die door uw bedrijf wordt gebruikt voor het opslaan van klantgegevens, zoals CRM-systemen of analysetools. Daarom moet u uw klanten altijd informeren wanneer u software van derden gebruikt voor het verzamelen en/of opslaan van klantgegevens.
FABEL: U hebt geen hulp nodig om uw bedrijf voor te bereiden op AVG-naleving.
FEIT: Hoewel bedrijven zich intern kunnen voorbereiden door het personeel op te leiden in de richtsnoeren voor goede praktijken die in de verordening zijn vastgelegd, kunnen externe consultants die deskundig zijn in het begrijpen en implementeren van deze richtsnoeren helpen tijd en middelen te besparen die worden besteed aan het waarborgen van volledige naleving in uw hele organisatie . Een externe consultant kan ook helpen vaststellen op welke gebieden verdere opleiding nodig is en advies geven over beste praktijken bij de behandeling van verzoeken van klanten in verband met de verwerking van persoonsgegevens.
FABEL: Privacybeleid is niet belangrijk onder de AVG
FEIT: Het privacybeleid is een van de belangrijkste aspecten van de naleving van de AVG-voorschriften; het informeert gebruikers hoe hun informatie wordt verzameld, opgeslagen, verwerkt, gedeeld, enz. Dit beleid moet duidelijk uitleggen welk type gebruikersinformatie wordt verzameld, waarom het wordt verzameld, hoe lang het wordt opgeslagen, enz. Het is ook belangrijk dat dit beleid up-to-date wordt gehouden , zodat gebruikers altijd een nauwkeurig begrip hebben van hoe hun informatie wordt behandeld .
Kortom , er zijn veel misvattingen als het gaat om privacy wetten zoals GDRP/aVG . Daarom moeten ondernemers niet alleen zichzelf informeren over AVG, maar er ook voor zorgen dat ze de juiste stappen nemen om aan de wetgeving te voldoen, zoals het opstellen van privacybeleidsdocumenten, het informeren van klanten over het gebruik van software van derden, enz. Naleving vereist inspanning , maar het nemen van stappen ter bescherming van de privacy van gebruikers zal uiteindelijk vertrouwen creëren tussen ondernemers en hun klanten , wat essentieel is in het huidige digitale tijdperk .